Samen met een directie van een middelgroot bedrijf zit ik om de tafel. Het jaar is net begonnen en de directie wil graag vooruit. In het achterliggende jaar zijn er mooie dingen gedaan en is er goed ontwikkeld. Maar het bedrijf loopt nu met de vraag: hoe krijgen we onze mensen mee? Hoe zorgen we voor kwaliteit, samenwerking en tegelijk: goede onderlinge communicatie? Kun jij ons helpen, zonder dat we er weer een bureaucratie van maken?

Een mooie vraag en voor veel ondernemers een herkenbare vraag. Je wilt een volgende stap zetten en je personeel daarin meenemen. Procedures en afspraken liggen allemaal vast. Toch geeft dat op de één of andere manier niet het gewenste resultaat. Een leuke teamtraining geeft een boost, maar na een maand is ook dat weer weggezakt. Hoe zorg je dat de onderlinge samenwerking blijft groeien?

Keerzijde

Natuurlijk zijn processen en afspraken nodig om samen te werken of een product te realiseren. Regels en randvoorwaarden zijn noodzakelijk om de organisatie een ‘organisatie’ te laten zijn. Om diensten of producten te kunnen leveren. Er is echter een keerzijde. Een afspraak wordt vaak gemaakt na een voorval waarin die afspraak ‘de oplossing’ was. Maar afspraken zijn lang niet voor alle situaties die daarna volgen relevant. Kijk bijvoorbeeld eens naar de paarse krokodil reclame van OHRA. Een formulier voor teruggevonden voorwerpen is in sommige situaties handig. In dit geval staat het gezochte voorwerp - de paarse krokodil - echter zichtbaar achter de balie en is een formulier dus helemaal niet nodig.

Loslaten

Elke situatie vraagt om een nieuwe, passende oplossing. En daarbij moeten we afspraken soms loslaten. Omdat afspraken naast organiseren, ook de speelruimte kunnen verkleinen en de mogelijkheden beperken.

Leven

Terug naar de vraag van het bedrijf: hoe komen we verder zonder bureaucratie en nieuwe regels? Mijn antwoord & motto: er moet weer leven komen in de organisatie. Het levendige, het speelse en persoonlijke initiatief hebben we vaak weggeorganiseerd. Maar er mag leven in de brouwerij komen. Geen medewerkers die vastzitten aan regels, maar mensen die binnen gestelde kaders zelf de keuzes maken en verantwoordelijkheid nemen.

Leidende principes

Wouter Hart beschrijft dit heel mooi in zijn boek Verdraaide organisaties. Daarin doet hij een pleidooi om terug te keren naar de bedoeling van het bedrijf. Wie zijn we en wat willen we neerzetten? Dat is ook waar medewerkers naar op zoek zijn: een maatstaf die richting geeft aan hun handelen. Als die richting voor ogen is, komt ook de vraag: hoe gaan we dat bereiken en wat zien we elkaar dan doen? Welke principes willen we niet loslaten? Wouter Hart noemt hier de term: leidende principes. Simpele en concrete vuistregels die richting geven aan het dagelijks handelen. Die helpen om 'het doel van de organisatie’ te behalen, het werk makkelijker maken en rust geven.

Coach

Nogmaals terug naar de vraag: hoe komen we verder? Zoals genoemd kunnen leidende principes een duidelijke maatstaf en belangrijk hulpmiddel zijn. Toch blijft de werkelijkheid weerbarstiger dan de theorie. Waar mensen samenwerken ontstaan patronen en ongeschreven regels. Daarom loop ik als coach graag een stukje met u mee om deze patronen in beeld te krijgen. Patronen die een organisatie kunnen helpen, maar soms ook averechts werken. Zicht op die patronen, helpt om anders te gaan handelen. Zonder nieuwe procedures en zonder bureaucratie.